Nómina electrónica: aspectos clave a tener en cuenta en Colombia
La falta de asesoría y entendimiento sobre la nómina electrónica puede generar retrasos en el proceso de implementación.
Los empresarios que no estén obligados a facturar electrónicamente, pero sean generadores de empleo bajo relación laboral y contrato, deben generar nómina electrónica. Las Notas de Ajuste son un documento que permite anular o reemplazar un documento soporte de pago de nómina electrónica que se haya emitido con errores. Vea más en empresas.
Uno de los aspectos clave de la transformación digital es acercar a las personas y empresas a herramientas que les faciliten la vida y la operación, sin que esto implique sobrecargar o generar preocupaciones por falta de conocimiento, capacitación o acompañamiento al momento de emplear estas nuevas tecnologías.
Soluciones como la implementación de la nómina electrónica abren la puerta para que los empresarios y colaboradores se den la oportunidad de conocer y aplicar las innovaciones y estrategias que están marcado el ritmo de las industrias y los mercados modernos. No obstante, la falta de asesoría y entendimiento frente a estos modelos puede generar retrasos en el proceso de habilitación y transmisión.
Siigo, como proveedor tecnológico aprobado por la Dian, no solo democratiza el acceso a la tecnología para que las micro, pequeñas y medianas empresas de Colombia puedan acceder a este tipo de soluciones de forma sencilla y práctica, sino que brinda la guía necesaria para avanzar con éxito en el camino de la digitalización.
A continuación, los puntos primordiales que no se deben dejar de lado a la hora de hablar de nómina electrónica:
¿Los obligados a facturar electrónicamente son los mismos para nómina electrónica?
A pesar de que la nómina electrónica se contempló desde el momento en que se generó la facturación electrónica pues el Estatuto Tributario expresa que este sistema de facturación es aplicable a otras actividades operativas como el pago de nómina, hay que tener muy en cuenta que todos los empresarios que no estén obligados a facturar electrónicamente, pero sean generadores de empleo bajo relación laboral y contrato, deben generar nómina electrónica a sus colaboradores.
De igual forma, aquellos que por ley deben facturar electrónicamente y en sus negocios cumplen con relaciones laborales regidas bajo contrato también deben expedirla.
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¿Existen excepciones frente al requisito del código Cune?
Entre los requerimientos fundamentes de la Dian para emitir la nómina electrónica, se encuentra el código único de documento soporte de pago, Cune, el cual es un valor alfanumérico que permite identificar el documento de manera inequívoca. Cada documento soporte de pago de nómina electrónica tiene un código diferente. Este código viene incluido en el software de Siigo para liquidar nómina.
¿Qué ocurre si se cometen errores en el soporte de nómina electrónica enviado a la Dian?
Si se llegan a presentan situaciones una vez se emite el documento soporte de pago como descontar un monto equivocado, errores aritméticos en los conceptos a pagar o en la contabilidad, fallas técnicas en el programa u olvidos al incluir algún concepto, es posible realizar modificaciones por medio de las Notas de Ajuste, que permiten efectuar anulaciones o reemplazar la versión incorrecta. Es importante señalar que este documento se puede generar las veces que se requieran, pero la Dian siempre tomará como definitivo el último envío.
¿Cuál es la diferencia entre disponer de un proveedor tecnológico o hacer un desarrollo propio para implementar la nómina electrónica?
Además de evitar invertir tiempo y dinero investigando y desarrollando una interfaz que cumpla con todos los requisitos establecidos por la Dian, contar con un software de nómina electrónica como Siigo facilita el control y optimización de las operaciones internas de la compañía al dar la posibilidad de definir las liquidaciones, generar los reportes para la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, disminuir las re-digitaciones, personalizar la nómina conforme a los datos de cada trabajador y sobre todo, evitar reprocesos al disponer en tiempo real de las ultimas actualización de la parametrización en caso de que se presenten cambios o surja una nueva ley.
Esto, sumado a que, al ser una solución en la Nube, ofrece claridad sobre toda la información contable del negocio desde el lugar o en el momento que se requiera, por lo que se evitarán procesos operativos y es más fácil tomar decisiones de manera oportuna ante cualquier eventualidad.
¿Cuáles son las características que debe tener un software de nómina electrónica?
Al seleccionar un software de nómina electrónica es fundamental tener la garantía de que es lo suficientemente sencillo e intuitivo para agilizar los procesos y brindar todas las herramientas de capacitación y desarrollo, de tal forma que no solo sea fácil expedirla y enviarla a la Dian, sino que también resulte útil para que los colaboradores le den seguimiento a sus pagos.
Teniendo en cuenta que elementos como el código Cune y el certificado digital son obligatorios, al momento de adquirir un sistema de nómina, es necesario verificar que tenga todo incluido para que la Dian no rechace el documento.
Por otro lado, debe haber seguridad de que sea en la Nube, pues asegura que la información siempre esté alineada y a su vez, genera ahorros en costos de impresión, envío y almacenamiento.
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